SAP Basis: Die neue Normalität und ihre Herausforderungen

Unsere Welt verändert sich vor unseren Augen und viele SAP-Administratoren finden sich plötzlich im Homeoffice wieder. 

Beim Thema Homeoffice scheiden sich die Geister: Die einen kommen gut damit klar, die anderen eher nicht. Die einen freuen sich, dass sie nicht mehr pendeln müssen, nicht ständig von den Kollegen abgelenkt werden und ganz bequem in Jogginghose arbeiten können. Die anderen vermissen das tägliche Miteinander im Büro, könnten auf virtuelle Meetings und die unvermeidlichen Störungen durch Kinder und Haustiere gut verzichten und würden gerne mal wieder mit Kollegen in die Mittagspause gehen. Ganz egal, wie Sie zum Arbeiten von zuhause stehen – es hat mit einem normalen Büroalltag wenig gemein und stellt uns darüber hinaus vor bisher ungekannte Herausforderungen.

Auch abgelenkt den Überblick behalten

Eine der größten Herausforderungen bei der Gewöhnung an das Homeoffice sind sicherlich die ständigen Ablenkungen. Für den ein oder der anderen heißt das wohlmöglich, erstmal den Fernseher einzuschalten oder noch schnell die Wäsche oder den Abwasch zu erledigen. Das trifft auf die meisten von uns aber eher nicht zu. Wir denken eher an die weniger offensichtlichen Ablenkungen. Vielleicht klingelt der Postbote mit unserem Amazon-Paket. Und schon bellt der Hund wieder. Oder unser Nachwuchs freut sich so sehr, dass wir jetzt gleich nebenan arbeiten, dass er regelmäßig vorbeischaut, um hallo zu sagen. So werden die aus dem Büroalltag bekannten Ablenkungen durch neue Ablenkungen abgelöst, die uns ohne es zu wollen von unseren täglichen Aufgaben abhalten – und im Falle von SAP-Administratoren kann ein Mangel an Konzentration schnell katastrophale Auswirkungen haben. 

Mit den richtigen Tools gelingt effiziente Betriebsautomatisierung

Umso wichtiger ist es, über eine Lösung für das SAP-Management zu verfügen, die Sie umgehend und umfassend informiert, sobald Probleme im System auftreten (besser noch bevor sie auftreten).Vielleicht arbeiten Sie längst mit Tools, die Sie und Ihr Team mit entsprechenden Warnmeldungen versorgen, höchstwahrscheinlich sogar mit viel zu vielen Warnmeldungen. Das kann vom Wesentlichen ablenken und – schlimmer noch – führt schnell dazu, dass wirklich schwerwiegende Probleme untergehen und das ganze System zum Stillstand kommt. Eine effiziente SAP-Managementlösung sollte in der Lage sein, bei bestimmten Szenarien auf der Grundlage von prognostizierten Wachstumstrends Eskalationen einzuleiten und im Bedarfsfall die zuständigen Teammitglieder gezielt zu benachrichtigen. Wir brauchen eine Lösung, die intelligente Warnmeldungen ausgibt und sie mit automatischen Problemlösungen verknüpft.

Stellen Sie sich vor, Ihre Lösung erkennt Leistungseinbußen auf Benutzersystemen, die durch die Unterbrechung eines Backups verursacht werden (welches die Leistung sogar noch weiter verschlechtert hätte). Die Lösung könnte jetzt per Skript die Ausführung des Backups automatisch unterbinden. Dieser Grad der Automatisierung lässt sich nur mit einer Plattform realisieren, die aus intelligenten Warnmeldungen zielführende Aktionen macht. Lösungen, die aus Benachrichtigungen keine automatischen Lösungen ableiten und Ihren Posteingang mit Fehlalarmen geradezu überfluten, führen unweigerlich zu einem Dickicht aus technischen Warnmeldungen. Jeder ist genervt und keiner weiß mehr, wer sich um was kümmert, wenn überhaupt. Noch ärgerlicher wird es, wenn man im Homeoffice sitzt und die Kollegen nicht mal eben fragen kann.

Kommunikation und Transparenz

Tatsächlich gehört das Fehlen dieses „Mal-eben-über-den-Tisch-fragens“ zu den schwierigsten Herausforderungen des Homeoffices. Slack, Google Chat oder Microsoft Team sind allesamt tolle Alternativen, wenn man sich nicht von Angesicht zu Angesicht unterhalten kann. Aber seien wir doch mal ehrlich: Wer hat schon Zeit und Lust auf eine Textnachricht oder einen Videoanruf zu reagieren, wenn er selbst gerade konzentriert an einer Problemlösung arbeitet. Es kann eine schöne Abwechslung sein, dass Ihre Vorgesetzten nicht mal eben vorbeischauen und Sie von der Arbeit an dringenden Problemen abhalten können. Leider heißt das aber auch, dass ohne diese direkten Austausch keiner mehr weiß, was gerade los ist.

Ihnen bleiben also zwei Optionen: Entweder Sie lassen das Problem kurz liegen und greifen zum Telefonhörer oder Sie arbeiten gleich mit einer Lösung, deren Dashboards vollständig individualisierbar sind. Wenn jetzt Probleme auftauchen, bleibt auch das Management jederzeit über eben diese Dashboards informiert, während Sie sich auf die Lösung des Problems konzentrieren können.

Änderungsprozesse und das Vier-Augen-Prinzip

Damit kommen wir zu dem wahrscheinlich am meisten vernachlässigten Aspekt, wenn es darum geht, den SAP-Betrieb aus dem Homeoffice aufrechtzuerhalten. Die meisten Unternehmen verfügen über klar geregelte Genehmigungsprozesse, die neben einer Funktionstrennung auch die Dokumentation von Änderungsprozessen gewährleisten. Im Büro denkt kaum jemand darüber nach: Wird eine Genehmigung gebraucht, geht man über den Flur und klopft an der richtigen Tür. Im Homeoffice müssen bei der Eskalation von Genehmigungen jedoch neue Wege gegangen werden.

Schauen wir noch einmal auf unser Beispiel von vorhin: Ein Backup startet ungeplant und beeinträchtigt die Benutzer in ihrer Arbeit. Die Automatisierung zum Abbruch des Backups ist zwar die ideale Lösung, was aber, wenn zuvor Genehmigungen eingeholt werden müssen? Die Benutzer werden ungeduldig, aber man nicht mal eben zur Eskalation ins Nebenbüro und die Lösungszeit verlängert sich – trotz Automatisierung.  

Eine wirklich gute Lösung kann die erforderlichen Genehmigungen in den automatisierten Prozess einbauen und ihn von Anfang bis Ende dokumentieren. Indem wir eine Lösung haben, die direkt mit ServiceNow (oder ähnlichen Lösungen) integriert ist, haben wir nun auch Zugriff auf deren Workflow-Automatisierung. So wissen wir nicht nur, dass es ein Problem gibt, sondern können gleich die erforderlichen Genehmigungen erteilen, damit die zuständigen Teammitglieder die automatische Problemlösung durch Abbrechen des Backups anstoßen können – ohne dafür unsere heimisches Schlafzimmerbüro verlassen zu müssen.  

Das neue Arbeiten

Wir alle lernen gerade, diese neuen und einzigartigen Herausforderungen des Arbeitens von zuhause zu meistern. Egal, ob Sie es lieben oder hassen, es gibt Lösungen, die uns die Umgewöhnung erleichtern: Neue Kommunikationsplattformen, Workflows zum Genehmigungsmanagement und neue Lösungen für das SAP-Management, die uns in dieser neuen Arbeitsumgebung erlauben, auf Automatisierung zu setzen, unseren Betrieb transparent zu gestalten und zielführende Einsichten zu gewinnen. 

Wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, wie Sie mit Avantra Ihre SAP-Systeme auch aus der Ferne jederzeit im Griff haben, können Sie die Lösung jetzt kostenlos herunterladen und in weniger als 20 Minuten loslegen.

Photo by Hans-Peter Gauster on Unsplash